Elektronický systém registratúry UCM

Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave

Predmetom zákazky je vytvorenie Elektronického systému registratúry, ktorý bude v plnom rozsahu zodpovedať všetkých funkčným, technickým a legislatívnym požiadavkám verejného obstarávateľa uvedených v súťažných podkladoch. Implementácia nového Elektronického systému registratúry (ďalej len „ESR“) predstavuje významný krok v rámci digitálnej transformácie Univerzity sv. Cyrila a Metoda v Trnave (ďalej len „verejný obstarávateľ“ alebo „UCM“). ESR by malo reflektovať aktuálne požiadavky na elektronizáciu verejnej správy, zabezpečenie právne relevantnej správy elektronických dokumentov, integráciu s kľúčovými systémami verejnej správy a zosúladenie so strategickými dokumentmi Slovenskej republiky v oblasti digitalizácie a informatizácie. Podrobný opis predmetu zákazky je uvedený v Kapitole B.1 Opis predmetu zákazky súťažných podkladov, v Prílohe č. 11 Zmluva na dodávku softvérového diela a Zmluva na poskytované služieb softvérového diela súťažných podkladov.

Termín

Lehota na predkladanie ponúk bola 2026-01-12. Verejné obstarávanie bolo zverejnené na 2025-12-05.

Kto?

• Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave

Čo?

Kde?

• Bratislavský kraj › Bratislavský kraj
• Západné Slovensko › Trnavský kraj

História obstarávania

Dátum	Dokument
2025-12-05	Oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania

Oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania (2025-12-05)
Objekt
Rozsah obstarávania
Názov: Elektronický systém registratúry UCM
Referenčné číslo: 520/2025/UCM/PC-10
Krátky popis:

Typ zmluvy: Služby
Produkty/služby: Služby informačných technológií 📦
Odhadovaná hodnota bez DPH: 232953.33 EUR 💰
Popis
Interný identifikátor: 520/2025/UCM/PC-10
Toto verejné obstarávanie je vhodné aj pre malé a stredné podniky (MSP) ✅
Ďalšie informácie:

Termín dodania: - do 31.03.2026 pre plnenie podľa písmena A), B) a C) Opisu predmetu zákazky - do 48 mesiacov od podpísania záverečného akceptačného protokolu pre plnenie podľa písmena D) Opisu predmetu zákazky Opciu predstavuje plnenie podľa písmena E) Kapitoly B.1 Opisu predmetu zákazky súťažných podkladov a bude čerpaný priebežne na základe objednávok od Objednávateľa. Opcia sa spustí dňom odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom jej plnenie je možné čerpať po dobu 24 mesiacov od odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom po uplatnení Opcie je lehota na dodanie do 6 mesiacov od uplatnenia Opcie. Zdroj financovania: 1. Predmet zákazky bude financovaný z rozpočtových prostriedkov verejného obstarávateľa a z finančných prostriedkov zo zdrojov EU - z Plánu obnovy a odolnosti SR: Názov projektu: Konzorcium trnavských univerzít Kód projektu: 08I01-20-V05-00003 2. Poskytovateľ berie na vedomie, že zákazka je financovaná z Plánu obnovy a odolnosti SR, pričom prostriedky z Plánu obnovy a odolnosti SR a každá ich časť je finančným prostriedkom vyplateným zo štátneho rozpočtu SR. Prostriedky mechanizmu sú zdrojovo kryté z prostriedkov z rozpočtu Európskej únie a neoprávnené nakladanie s nimi môže predstavovať trestný čin poškodzovania finančných záujmov Európskej únie. 3. Poskytovateľ je povinný strpieť výkon kontroly a auditu použitia financií zo zdrojov Plánu obnovy a odolnosti v súvislosti s realizáciou predmetnej zákazky. Dodávateľ sa zaväzuje poskytnúť súčinnosť v prípade kontroly a auditu na predmet zákazky zo strany oprávnených osôb poskytovateľa zdrojov z Plánu obnovy a odolnosti.

Ďalšie produkty/služby:

Služby týkajúce sa podpory systému 📦

Testovanie softvéru 📦

Testovanie systémov 📦

Poštová adresa: Námestie J. Herdu
2
PSČ: 917 01
Mesto: Trnava
Krajina: Slovensko 🇸🇰
Miesto výkonu: Trnavský kraj 🏙️
Trvanie: 48 mesiacov
Informácie o možnostiach
Možnosti ✅
Opis možností:

1. V predpokladanej hodnote zákazky je zahrnutá aj hodnota všetkých opcií v súlade s § 6 zákona o verejnom obstarávaní, pri ktorých je možné vopred stanoviť predpokladanú hodnotu zákazky. Predmetom opcie sú Dodatočné požiadavky ESR, ktoré sú uvedené v Kapitole B.1 Opis predmetu zákazky súťažných podkladov písm. E. OPCIA Predpokladaná hodnota diela je 177 753,33 EUR bez DPH Predpokladaná hodnota opcie je 55 200 EUR bez DPH 2. Termín dodania: - do 31.03.2026 pre plnenie podľa písmena A), B) a C) Opisu predmetu zákazky - do 48 mesiacov od podpísania záverečného akceptačného protokolu pre plnenie podľa písmena D) Opisu predmetu zákazky Opciu predstavuje plnenie podľa písmena E) Kapitoly B.1 Opisu predmetu zákazky súťažných podkladov a bude čerpaný priebežne na základe objednávok od Objednávateľa. Opcia sa spustí dňom odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom jej plnenie je možné čerpať po dobu 24 mesiacov od odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom po uplatnení Opcie je lehota na dodanie do 6 mesiacov od uplatnenia Opcie. 3. Podľa Článku 1 písm. h) Definícia pojmov Zmluvy „Opcia“ znamená opciu na rozšírenie predmetu tejto zmluvy o dodatočné požiadavky pre ESR pozostávajúcu z nasledovných jednotlivých bodov: i. z prepojenia ESR na Centrálny register zmlúv (CRZ), možnosť poslať zmluvy po ich evidencii na Centrálny register zmlúv, ii. prepojenie ESR s Modulom centrálneho úradného doručovania (Modul CÚD) na základe rozhodnutia Objednávateľa, iii. prepojenie ESR na AIS na základe objednávky Objednávateľa; - prepojenie študijnej agendy a ich preposielanie do AIS - Študijná agenda, Osobné spisy študentov ( napr.: rozhodnutia o vylúčení zo štúdia, zanechaní štúdia, prerušenie štúdia, žiadosti o prestup, zmenu štud. programu, formy štúdia, IHŠ, prípadne sťažnosti a iné), Prijímacie konanie (prihlášky neprijatých a nenastúpených uchádzačov, žiadosti uchádzačov, podklady k PK), Bežná korešpondencia ( žiadosti študentov z iných škôl, potvrdenia pre ÚPSVaR, Soc. poisťovňa, súdy, právnické osoby, korešpondencia s inými VŠ). Požaduje sa prepojenie ESR na AIS v rozsahu potrebnom pre evidenciu a odosielanie/prijímanie vyššie uvedených zásielok v rámci študijnej agendy v ESR. iv. zavedenie procesného nástroja na zabezpečenie procesu napr. základnej finančnej kontroly, alebo evidencie účtovných dokladov a ich preposielanie do ekonomického informačného systému Objednávateľa (SAP).Požaduje sa prepojenie ESR so SAPom v rozsahu potrebnom na import zaevidovaných účtovných a iných dokladov z ESR do SAP. Zároveň sa požaduje možnosť exportu vystavených účtovných dokladov (faktúra, objednávka a iné) zo SAP do ESR, ktorej realizácia je viazaná na rozhodnutie Objednávateľa uplatniť si právo Opcie v zmysle čl. 3 ods. 3.5 tejto zmluvy, pričom uskutočniť Opciu je možné výlučne v rozsahu špecifikácie v písomnej výzve Objednávateľa, ktorú zašle Zhotoviteľovi kedykoľvek po odovzdaní Diela v lehote do 24 mesiacov od odovzdania Diela. Na vylúčenie pochybností, Objednávateľ si vyhradzuje právo nerealizácie rozšírenia predmetu diela o jednotlivé body Opcie v celom rozsahu alebo realizácie len ním určeného jednotlivého bodu Opcie alebo realizácie všetkých bodov Opcie v celom rozsahu. 4. Podľa Článku 3 bod 3.5 Zmluvy Objednávateľ vo vzťahu k prepojeniu ESR je oprávnený uplatniť Opciu, a ak bude uplatnená Opcia, bude realizovaný ďalší rozvoj a rozšírenie funkcionalít ESR Objednávateľa podľa aktuálnych potrieb Objednávateľa. V prípade rozšírenia funkcionalít ESR uplatnených prostredníctvom Opcie, sa primerane použijú ostatné ustanovenia tejto zmluvy.

Opis možností

1. V predpokladanej hodnote zákazky je zahrnutá aj hodnota všetkých opcií v súlade s § 6 zákona o verejnom obstarávaní, pri ktorých je možné vopred stanoviť predpokladanú hodnotu zákazky.
Predmetom opcie sú Dodatočné požiadavky ESR, ktoré sú uvedené v Kapitole B.1 Opis predmetu zákazky súťažných podkladov písm. E. OPCIA
Predpokladaná hodnota diela je 177 753,33 EUR bez DPH
Predpokladaná hodnota opcie je 55 200 EUR bez DPH

2. Termín dodania:
- do 31.03.2026 pre plnenie podľa písmena A), B) a C) Opisu predmetu zákazky
- do 48 mesiacov od podpísania záverečného akceptačného protokolu pre plnenie podľa písmena D) Opisu predmetu zákazky

Opciu predstavuje plnenie podľa písmena E) Kapitoly B.1 Opisu predmetu zákazky súťažných podkladov a bude čerpaný priebežne na základe objednávok od Objednávateľa. Opcia sa spustí dňom odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom jej plnenie je možné čerpať po dobu 24 mesiacov od odovzdania plnenia podľa písmena A) až C) Opisu predmetu zákazky, pričom po uplatnení Opcie je lehota na dodanie do 6 mesiacov od uplatnenia Opcie.

3. Podľa Článku 1 písm. h) Definícia pojmov Zmluvy „Opcia“ znamená opciu na rozšírenie predmetu tejto zmluvy o dodatočné požiadavky pre ESR pozostávajúcu z nasledovných jednotlivých bodov:
i. z prepojenia ESR na Centrálny register zmlúv (CRZ), možnosť poslať zmluvy po ich evidencii na Centrálny register zmlúv,
ii. prepojenie ESR s Modulom centrálneho úradného doručovania (Modul CÚD) na základe rozhodnutia Objednávateľa,
iii. prepojenie ESR na AIS na základe objednávky Objednávateľa; - prepojenie študijnej agendy a ich preposielanie do AIS - Študijná agenda, Osobné spisy študentov ( napr.: rozhodnutia o vylúčení zo štúdia, zanechaní štúdia, prerušenie štúdia, žiadosti o prestup, zmenu štud. programu, formy štúdia, IHŠ, prípadne sťažnosti a iné), Prijímacie konanie (prihlášky neprijatých a nenastúpených uchádzačov, žiadosti uchádzačov, podklady k PK), Bežná korešpondencia ( žiadosti študentov z iných škôl, potvrdenia pre ÚPSVaR, Soc. poisťovňa, súdy, právnické osoby, korešpondencia s inými VŠ). Požaduje sa prepojenie ESR na AIS v rozsahu potrebnom pre evidenciu a odosielanie/prijímanie vyššie uvedených zásielok v rámci študijnej agendy v ESR.
iv. zavedenie procesného nástroja na zabezpečenie procesu napr. základnej finančnej kontroly, alebo evidencie účtovných dokladov a ich preposielanie do ekonomického informačného systému Objednávateľa (SAP).Požaduje sa prepojenie ESR so SAPom v rozsahu potrebnom na import zaevidovaných účtovných a iných dokladov z ESR do SAP. Zároveň sa požaduje možnosť exportu vystavených účtovných dokladov (faktúra, objednávka a iné) zo SAP do ESR,
ktorej realizácia je viazaná na rozhodnutie Objednávateľa uplatniť si právo Opcie v zmysle čl. 3 ods. 3.5 tejto zmluvy, pričom uskutočniť Opciu je možné výlučne v rozsahu špecifikácie v písomnej výzve Objednávateľa, ktorú zašle Zhotoviteľovi kedykoľvek po odovzdaní Diela v lehote do 24 mesiacov od odovzdania Diela. Na vylúčenie pochybností, Objednávateľ si vyhradzuje právo nerealizácie rozšírenia predmetu diela o jednotlivé body Opcie v celom rozsahu alebo realizácie len ním určeného jednotlivého bodu Opcie alebo realizácie všetkých bodov Opcie v celom rozsahu.

4. Podľa Článku 3 bod 3.5 Zmluvy Objednávateľ vo vzťahu k prepojeniu ESR je oprávnený uplatniť Opciu, a ak bude uplatnená Opcia, bude realizovaný ďalší rozvoj a rozšírenie funkcionalít ESR Objednávateľa podľa aktuálnych potrieb Objednávateľa. V prípade rozšírenia funkcionalít ESR uplatnených prostredníctvom Opcie, sa primerane použijú ostatné ustanovenia tejto zmluvy.

Kritériá udeľovania
Cena ✅
Cena (váženie): 100
Názov
Identifikačné číslo dávky: LOT-0001

Postup
Typ postupu
Otvorený postup ✅
Právny základ: Smernica 2014/24/EÚ
Administratívne informácie
Lehota na prijímanie ponúk alebo žiadostí o účasť: 2026-01-12 09:00:00 📅
Podmienky otvárania ponúk: 2026-01-12 09:05:00 📅
Podmienky otvárania ponúk (miesto): Online – Verejný obstarávateľ zrealizuje otváranie ponúk prostredníctvom online sprístupnenia ponúk uchádzačom v systéme IS EVO.
Podmienky otvárania ponúk (Informácie o oprávnených osobách a postup otvárania ponúk):

Ponuky predložené prostredníctvom IS EVO sa verejnému obstarávateľovi sprístupnia až po uplynutí lehoty na otváranie ponúk. Na otváraní ponúk verejný obstarávateľ zverejní počet predložených ponúk a návrhy na plnenie kritérií, ktoré sa dajú vyjadriť číslom; ostatné údaje uvedené v ponuke vrátane obchodného mena alebo názvu, sídla, miesta podnikania alebo adresy pobytu všetkých uchádzačov sa nezverejňujú. Verejný obstarávateľ realizuje zákazku prostredníctvom systému IS EVO ver.18.0, ktorý umožňuje využiť funkcionalitu on-line sprístupnenia ponúk, t. j. automatické vytvorenie a odoslanie zápisnice z otvárania ponúk všetkým uchádzačom, ktorí predložili ponuku do lehoty na predkladanie ponúk.

Jazyky, v ktorých sa môžu predkladať ponuky alebo žiadosti o účasť: slovenčina 🗣️
čeština 🗣️
Minimálny časový rámec, počas ktorého musí uchádzač zachovať ponuku: 12 mesiacov
Podmienky zadávania zákazky
Vyžaduje sa zdokonalený alebo kvalifikovaný elektronický podpis alebo elektronická pečať [v zmysle nariadenia (EÚ) č. 910/2014]
Informácia, či sa požaduje zábezpeka ✅
Skupina uchádzačov, ktorej bude zadaná zákazka, musí mať určitú právnu formu ✅
Je povinné uviesť mená a odbornú kvalifikáciu zamestnancov určených na plnenie zmluvy
Dátum otvorenia: 2026-01-12 09:05:00 📅
Miesto:

Online – Verejný obstarávateľ zrealizuje otváranie ponúk prostredníctvom online sprístupnenia ponúk uchádzačom v systéme IS EVO.

Ďalšie informácie:

Elektronická fakturácia: Povolená
Bude sa používať elektronická platba ✅
Kritériá udeľovania
Typ váhy: Váha (percentá, presne)
Podmienky zadávania zákazky
Zmluva obsahuje podmienky plnenia ✅

Právne, ekonomické, finančné a technické informácie
Podmienky účasti
Právna forma, ktorú má mať skupina hospodárskych subjektov, ktorej sa má zákazka zadať:

Verejný obstarávateľ na účely účasti vo verejnom obstarávaní nevyžaduje od skupiny dodávateľov, aby táto vytvorila právnu formu. Verejný obstarávateľ na účely účasti vo verejnom obstarávaní odporúča, aby členovia skupiny dodávateľov splnomocnili jedného z jej členov, ktorý má právnu subjektivitu a spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, na uskutočňovanie všetkých právnych úkonov, ktoré v súvislosti s účasťou skupiny dodávateľov vo verejnom obstarávaní bude potrebné a vhodné vykonať. V prípade prijatia ponuky skupiny dodávateľov, verejný obstarávateľ vyžaduje, aby skupina dodávateľov, z dôvodu zabezpečenia garancie dodržania zmluvných podmienok a riadneho plnenia zmluvy, pred podpisom zmluvy uzatvorila a predložila verejnému obstarávateľovi zmluvu, ktorej predmetom bude vytvorenie niektorej z právnych foriem podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení, zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v platnom znení, resp. podľa právnych predpisov platných v krajine sídla členov skupiny dodávateľov a v ktorej budú jednoznačne stanovené vzájomné práva a povinnosti členov skupiny dodávateľov, ktorý člen skupiny dodávateľov sa bude akou časťou podieľať na plnení predmetu zákazky ako aj skutočnosť, že všetci členovia skupiny dodávateľov sú zaviazaní zo záväzkov voči verejnému obstarávateľovi spoločne a nerozdielne.

Požadované zálohy a záruky:

Vyžaduje sa zábezpeka vo výške 5 000 (päť tisíc) EUR. Podrobnosti k Zábezpeke sú uvedené v bode 12 Lehota viazanosti ponúk a Zábezpeka k ponuke súťažných podkladov.

Podmienky súvisiace so zmluvou
Podmienky plnenia zmluvy:

Podľa Článku 5. Osobitné povinnosti zhotoviteľa bod 5.1 Zmluvy - Zhotoviteľ najneskôr pri podpise zmluvy predloží Objednávateľovi platnú zmluvu o poistení zodpovednosti za škodu spôsobenú výkonom podnikateľskej činnosti (ďalej len „poistná zmluva“), a to za účelom pokrytia prípadných nárokov Objednávateľa v zmysle zmluvy. (viac Článok 5. Osobitné povinnosti zhotoviteľa Zmluvy podľa Prílohy č. 11 súťažných podkladov)

Verejný obstarávateľ
Názov a adresy
Názov: Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave
Národné registračné číslo: 36078913
Poštová adresa: Námestie J. Herdu
2
Poštové smerovacie číslo: 91701
Poštové mesto: Trnava
Región: Trnavský kraj 🏙️
Krajina: Slovensko 🇸🇰
E-mail: beata.simorova@varx.sk 📧
Telefón: 0904698493 📞
ADRESA URL: https://www.ucm.sk 🌏
Adresa profilu kupujúceho: https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie/vyhladavanie-profilov/detail/3515 🌏
Typ verejného obstarávateľa
Verejnoprávna inštitúcia
Hlavná činnosť
Vzdelávanie
Komunikácia
Adresa URL dokumentov: https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie/vyhladavanie-zakaziek/dokumenty/548735 🌏
URL adresa účasti: https://evo.isepvo.sk/evoportal/vyhladavanie-zakaziek/detail/548735 🌏
Názov: elektronický systém IS EVO
Identifikátor finančných prostriedkov EÚ: Plán obnovy a odolnosti SR
Viac podrobností o finančných prostriedkoch EÚ:

Zdroj financovania: Predmet zákazky bude financovaný z rozpočtových prostriedkov verejného obstarávateľa a z finančných prostriedkov zo zdrojov EU - z Plánu obnovy a odolnosti SR: Názov projektu: Konzorcium trnavských univerzít Kód projektu: 08I01-20-V05-00003

Program súvisiaci s finančnými prostriedkami EÚ: Program na podporu reforiem (vrátane nástroja na realizáciu reforiem a nástroja konvergencie) (2021/2027)
Elektronické predkladanie: Povinná

Doplňujúce informácie
Ďalšie informácie

1. Verejný obstarávateľ pri zadávaní predmetnej zákazky použije postup nadlimitnej reverznej verejnej súťaže, podľa § 66 ods. 7 písm. b) ZVO pričom vyhodnotenie splnenia podmienok účasti a vyhodnotenie ponúk z hľadiska splnenia požiadaviek na predmet zákazky sa uskutoční po vyhodnotení ponúk na základe kritérií na vyhodnotenie ponúk a to v prípade uchádzača, ktorý sa umiestnil ako prvý v poradí. 2. Postup zadávania nadlimitnej zákazky bude realizovaný s využitím informačného systému elektronického verejného obstarávania IS EVO.

Recenzia tela
Názov: Úrad pre verejné obstarávanie
Národné registračné číslo: 31797903
Poštová adresa: Ružová dolina
10
Poštové smerovacie číslo: 82109
Poštové mesto: Bratislava - mestská časť Ružinov
Región: Bratislavský kraj 🏙️
Krajina: Slovensko 🇸🇰
E-mail: info@uvo.gov.sk 📧
Telefón: +421250264111 📞
ADRESA URL: www.uvo.gov.sk 🌏
Služba, od ktorej možno získať informácie o postupe preskúmania
Rovnaké ako: Recenzia tela
Postup preskúmania
Presné informácie o termíne(-och) revíznych postupov:

Lehoty na predloženie námietok upravuje platný a účinný zákon o verejnom obstarávaní.

Informácie o elektronických pracovných postupoch
Elektronická fakturácia bude akceptovaná
Zdroj: OJS 2025/S 236-813071 (2025-12-05)

Nové obstarávania v súvisiacich kategóriách 🆕

Služby informačných technológií: konzultácie, vývoj softvéru, internet a podpora (14 nové verejné obstarávania)

Programovanie softvéru a poradenstvo (11)

Systémové a technické poradenstvo (3)

Strategické prehodnotenie a plánovanie informačných systémov alebo technológie (3)