Vybudovanie informačného systému na správu registratúry

Krátky popis

Predmetom zákazky je vytvorenie, dodanie a implementáciu elektronického informačného systému na správu registratúry, ktorý bude slúžiť na zabezpečenie procesov registratúry, podateľne, dokument manažment systém (ďalej len DMS) a formulárových technológií, a jeho následná podpora prevádzky, údržba a rozvoj.

Podrobné vymedzenie predmetu zákazky tvorí Kapitolu B.1 Opis predmetu zákazky a Kapitolu B.2 Obchodné podmienky plnenia predmetu zákazky týchto súťažných podkladov.

Krátky popis

Predmetom zákazky je vytvorenie, dodanie a implementáciu elektronického informačného systému na správu

registratúry, ktorý bude slúžiť na zabezpečenie procesov registratúry, podateľne, dokument manažment systém (ďalej

len DMS) a formulárových technológií, a jeho následná podpora prevádzky, údržba a rozvoj.

Krátky popis

Predmetom zákazky je vytvorenie, dodanie a implementáciu elektronického informačného systému na správu
registratúry, ktorý bude slúžiť na zabezpečenie procesov registratúry, podateľne, dokument manažment systém (ďalej len DMS) a formulárových technológií, a jeho následná podpora prevádzky, údržba a rozvoj.

Ďalšie doplňujúce informácie

1. Doplňujúce plnenie nie je zahrnuté v pôvodnom zmluvnom vzťahu:
Predmetom Zmluvy je zhotovenie diela – Vybudovanie informačného systému na správu registratúry. Dôvodom požiadaviek na zmenu, ktoré sú predmetom navrhovaného Dodatku č. 2 k Zmluve je:
A) Pre integráciu IS Správny výkon, ako aj IS JVP na nový IS REG sa v zmluve predpokladalo využitie existujúcich softvérových produktov tretej strany. V priebehu projektu implementácie nového IS REG však dodávateľ SW produktov oznámil Objednávateľovi ukončenie podpory pre využívané SW produkty. Predmetom dodatočnej požiadavky je úprava spôsobu integrácie IS Správny výkon a IS JVP na nový IS REG bez využitia aktuálne využívaných SW produktov.
B) Zmena v spôsobe spracovania vstupných a výstupných elektronických formulárov v informačnom systéme NASP, ktorá vyvolala požiadavku na úpravu integračného rozhrania voči novému IS REG.
C) Zmena architektúry eDesk schránok z pôvodnej 1 schránky na architektúru 36 + 1 schránok eDesk ÚPVS.
Na základe uvedeného je zrejmé, že plnenie, ktoré je predmetom Dodatku, nebolo zahrnuté v pôvodnom zmluvnom vzťahu, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

2. Nevyhnutnosť doplňujúceho plnenia:
Podľa svojej metodickej praxe sa Úrad pre verejné obstarávanie stotožňuje s výkladom nevyhnutnosti doplňujúceho plnenia, v zmysle ktorého by sa bez tohto doplňujúceho plnenia nedosiahol pôvodný účel zmluvy. Je preto potrebné zaoberať sa pre účely tejto podmienky účelom pôvodnej Zmluvy.
V predmetnom prípade je účelom Zmluvy vybudovať nový informačný systém (registratúru), ktorý bude zabezpečovať kompletnú správu listinných aj elektronických dokumentov a bude spĺňať všetky požiadavky na registratúrny systém, ktorý má Objednávateľ v rámci jednotlivých realizovaných agend.
V prípade, že by sa neimplementovala funkcionalita obsiahnutá v dodatočných požiadavkách Objednávateľa, došlo by k znefunkčneniu komunikácie medzi predmetnými agendovými systémami a IS REG, a tým by nebolo možné plnohodnotne naplniť cieľ projektu. V prípade neimplementovania dodatočných požiadaviek na integráciu na agendové systémy v súvislosti s projektom POO by mohlo dôjsť k finančnej ujme spôsobenej neakceptovateľnosťou POO ako takého.
Doplnenie zmluvnej povinnosti na dodanie služieb podľa dodatočných požiadaviek Objednávateľa zo strany Zhotoviteľa je teda nevyhnutné na dosiahnutie pôvodného účelu Zmluvy.
Na základe uvedeného je zrejmé, že plnenie, ktoré je predmetom Dodatku, je nevyhnutné pre dosiahnutie účelu Zmluvy, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

3. Zmena dodávateľa nie je možná z ekonomických alebo technických dôvodov:
Zmena zhotoviteľa vo vzťahu k poskytnutiu Diela nie je technicky možná, nakoľko Zhotoviteľ je osobou, ktorá je autorom softvérového produktu, ktorý je v rámci projektu parametrizovaný a prispôsobovaný pre účely a podľa požiadaviek Objednávateľa. Zmena zhotoviteľa by mala za následok aj zmenu technologického prostredia a zmenu samotného softvérového produktu, na ktorom je projekt postavený.
Uvedená zmena by mala za následok aj zmarenie doposiaľ uhradenej investície fakturovanej Zhotoviteľom na základe Zmluvy, keďže doposiaľ akceptované projektové produkty sú naviazané na konkrétny softvérový produkt a jeho funkcionalitu.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena dodávateľa nie je možná z technických ako aj ekonomických dôvodov, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

4. Riziko technických komplikácií pri zmene dodávateľa:
Zmena Zhotoviteľa na predmet obsiahnutý v zmenových požiadavkách by spôsobila vážne ťažkosti pre Verejného obstarávateľa, z pohľadu času, technickej udržateľnosti Diela a finančných prostriedkov potrebných pre nového zhotoviteľa na získanie potrebných znalostí pre poskytnutie požadovanej funkcionality.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena zhotoviteľa by predstavovala reálne riziko technických, procesných a finančných komplikácií, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

5. Vznik podstatne duplicitných nákladov:
Zmena zhotoviteľa by mala za následok vzniku duplicitných nákladov v rozsahu 100% doposiaľ akceptovaných a uhradených projektových míľnikov, keďže zmena zhotoviteľa by znamenala zmenu softvérového produktu, ktorý je základom projektu a nie je možné objektívne predpokladať, že nový zhotoviteľ by pre dodávku Diela uprednostnil softvérový produkt tretej strany pred vlastným produktom pre správu registratúry.
Uvedená situácia by viedla k vzniku viac ako duplicitných nákladov na strane Objednávateľa vo forme opätovných dodávok všetkých už uzatvorených projektových fáz.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena dodávateľa by predstavovala vznik viac ako duplicitných nákladov na strane Verejného obstarávateľa, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

6. Hodnota dodatočného plnenia:
Dodatkom sa rozpočet uvedený v Zmluve navýši o dodatočných 434 144,- EUR bez DPH, teda 533 997,12,- EUR s DPH, čo predstavuje menej ako 50 % pôvodnej hodnoty zmluvného vzťahu.
Na základe uvedeného je zrejmé, že hodnota dodatočného plnenia je nižšia ako 50% pôvodného plnenia, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

Záver:
Z vyššie uvedených dôvodov vyplýva, že v predmetnom prípade sú splnené zákonné predpoklady na uzatvorenie Dodatku k Zmluve podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní s Poskytovateľom, ktorým dôjde k navýšeniu objemu poskytovaných služieb a zvýšení zmluvnej ceny zodpovedajúcej tomuto navýšeniu.

Text

1. Doplňujúce plnenie nie je zahrnuté v pôvodnom zmluvnom vzťahu:
Predmetom Zmluvy je zhotovenie diela – Vybudovanie informačného systému na správu registratúry. Dôvodom požiadaviek na zmenu, ktoré sú predmetom navrhovaného Dodatku č. 2 k Zmluve je:
A) Pre integráciu IS Správny výkon, ako aj IS JVP na nový IS REG sa v zmluve predpokladalo využitie existujúcich softvérových produktov tretej strany. V priebehu projektu implementácie nového IS REG však dodávateľ SW produktov oznámil Objednávateľovi ukončenie podpory pre využívané SW produkty. Predmetom dodatočnej požiadavky je úprava spôsobu integrácie IS Správny výkon a IS JVP na nový IS REG bez využitia aktuálne využívaných SW produktov.
B) Zmena v spôsobe spracovania vstupných a výstupných elektronických formulárov v informačnom systéme NASP, ktorá vyvolala požiadavku na úpravu integračného rozhrania voči novému IS REG.
C) Zmena architektúry eDesk schránok z pôvodnej 1 schránky na architektúru 36 + 1 schránok eDesk ÚPVS.
Na základe uvedeného je zrejmé, že plnenie, ktoré je predmetom Dodatku, nebolo zahrnuté v pôvodnom zmluvnom vzťahu, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

2. Nevyhnutnosť doplňujúceho plnenia:
Podľa svojej metodickej praxe sa Úrad pre verejné obstarávanie stotožňuje s výkladom nevyhnutnosti doplňujúceho plnenia, v zmysle ktorého by sa bez tohto doplňujúceho plnenia nedosiahol pôvodný účel zmluvy. Je preto potrebné zaoberať sa pre účely tejto podmienky účelom pôvodnej Zmluvy.
V predmetnom prípade je účelom Zmluvy vybudovať nový informačný systém (registratúru), ktorý bude zabezpečovať kompletnú správu listinných aj elektronických dokumentov a bude spĺňať všetky požiadavky na registratúrny systém, ktorý má Objednávateľ v rámci jednotlivých realizovaných agend.
V prípade, že by sa neimplementovala funkcionalita obsiahnutá v dodatočných požiadavkách Objednávateľa, došlo by k znefunkčneniu komunikácie medzi predmetnými agendovými systémami a IS REG, a tým by nebolo možné plnohodnotne naplniť cieľ projektu. V prípade neimplementovania dodatočných požiadaviek na integráciu na agendové systémy v súvislosti s projektom POO by mohlo dôjsť k finančnej ujme spôsobenej neakceptovateľnosťou POO ako takého.
Doplnenie zmluvnej povinnosti na dodanie služieb podľa dodatočných požiadaviek Objednávateľa zo strany Zhotoviteľa je teda nevyhnutné na dosiahnutie pôvodného účelu Zmluvy.
Na základe uvedeného je zrejmé, že plnenie, ktoré je predmetom Dodatku, je nevyhnutné pre dosiahnutie účelu Zmluvy, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

3. Zmena dodávateľa nie je možná z ekonomických alebo technických dôvodov:
Zmena zhotoviteľa vo vzťahu k poskytnutiu Diela nie je technicky možná, nakoľko Zhotoviteľ je osobou, ktorá je autorom softvérového produktu, ktorý je v rámci projektu parametrizovaný a prispôsobovaný pre účely a podľa požiadaviek Objednávateľa. Zmena zhotoviteľa by mala za následok aj zmenu technologického prostredia a zmenu samotného softvérového produktu, na ktorom je projekt postavený.
Uvedená zmena by mala za následok aj zmarenie doposiaľ uhradenej investície fakturovanej Zhotoviteľom na základe Zmluvy, keďže doposiaľ akceptované projektové produkty sú naviazané na konkrétny softvérový produkt a jeho funkcionalitu.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena dodávateľa nie je možná z technických ako aj ekonomických dôvodov, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

4. Riziko technických komplikácií pri zmene dodávateľa:
Zmena Zhotoviteľa na predmet obsiahnutý v zmenových požiadavkách by spôsobila vážne ťažkosti pre Verejného obstarávateľa, z pohľadu času, technickej udržateľnosti Diela a finančných prostriedkov potrebných pre nového zhotoviteľa na získanie potrebných znalostí pre poskytnutie požadovanej funkcionality.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena zhotoviteľa by predstavovala reálne riziko technických, procesných a finančných komplikácií, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

5. Vznik podstatne duplicitných nákladov:
Zmena zhotoviteľa by mala za následok vzniku duplicitných nákladov v rozsahu 100% doposiaľ akceptovaných a uhradených projektových míľnikov, keďže zmena zhotoviteľa by znamenala zmenu softvérového produktu, ktorý je základom projektu a nie je možné objektívne predpokladať, že nový zhotoviteľ by pre dodávku Diela uprednostnil softvérový produkt tretej strany pred vlastným produktom pre správu registratúry.
Uvedená situácia by viedla k vzniku viac ako duplicitných nákladov na strane Objednávateľa vo forme opätovných dodávok všetkých už uzatvorených projektových fáz.
Na základe uvedeného je zrejmé, že zmena dodávateľa by predstavovala vznik viac ako duplicitných nákladov na strane Verejného obstarávateľa, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

6. Hodnota dodatočného plnenia:
Dodatkom sa rozpočet uvedený v Zmluve navýši o dodatočných 434 144,- EUR bez DPH, teda 533 997,12,- EUR s DPH, čo predstavuje menej ako 50 % pôvodnej hodnoty zmluvného vzťahu.
Na základe uvedeného je zrejmé, že hodnota dodatočného plnenia je nižšia ako 50% pôvodného plnenia, a teda táto čiastková podmienka pre kumulatívne splnenie podmienok podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní je splnená.

Záver:
Z vyššie uvedených dôvodov vyplýva, že v predmetnom prípade sú splnené zákonné predpoklady na uzatvorenie Dodatku k Zmluve podľa § 18 ods. 1 písm. b) Zákona o verejnom obstarávaní s Poskytovateľom, ktorým dôjde k navýšeniu objemu poskytovaných služieb a zvýšení zmluvnej ceny zodpovedajúcej tomuto navýšeniu.